Cazier fiscal pentru firmă

La înființarea unei societăți, la cesiunea părților sociale sau la numirea unui administrator nou, prezentarea cazierului fiscal este obligatorie prin lege — dar în cele mai multe dintre aceste situații nu tu ceri certificatul. ANAF transmite informațiile direct Oficiului Național al Registrului Comerțului, în cel mult două ore de la solicitare, potrivit OG nr. 39/2015, art. 8 alin. (2). Ceri tu certificatul doar în afara acestor cazuri, iar dacă îl ceri ca persoană juridică ești obligat să o faci electronic.

În ce situații este obligatoriu cazierul fiscal pentru o firmă

Legea enumeră limitativ situațiile. Nu firma prezintă documentul, ci persoanele fizice implicate — asociați, acționari, membri și reprezentanți legali sau desemnați:

• la înființarea societăților, a societăților cooperative, a cooperativelor agricole și a entităților fără personalitate juridică;
• la înscrierea asociațiilor și fundațiilor în Registrul asociațiilor și fundațiilor, de către asociații sau membrii fondatori;
• la autorizarea exercitării unei activități independente — cazul PFA, al întreprinderii individuale și al celei familiale;
• la cesiunea sau înstrăinarea sub orice formă a părților sociale ori a acțiunilor, de către noii asociați, acționari sau membri;
• la numirea de noi reprezentanți legali și la cooptarea de noi asociați, acționari sau membri cu prilejul majorării capitalului social;
• la numirea de noi reprezentanți legali în asociații și fundații, când aceștia devin reprezentanți ai persoanei juridice deja înregistrate.

Lista este cea din OG nr. 39/2015, art. 8 alin. (1) lit. a)–g). Ultima literă, g), trimite la „alte cazuri prevăzute de lege”, deci o lege specială îți poate cere certificatul și în afara listei.

Când nu îl ceri tu: Registrul Comerțului cere informațiile de la ANAF

Aceasta este partea pe care o ratează majoritatea firmelor. Pentru persoanele care se înscriu în registrul comerțului, obligația de a prezenta cazierul fiscal se consideră îndeplinită prin transmiterea electronică a informațiilor de la ANAF către ONRC, la solicitarea Oficiului, în termen de maximum două ore. Solicitarea conține numele și prenumele sau denumirea, împreună cu CNP-ul sau codul de identificare fiscală.

Regula acoperă înființarea, autorizarea activității independente, cesiunea părților sociale și numirea de noi reprezentanți legali — literele a) și c)–e). Nu acoperă înscrierea asociațiilor și fundațiilor, nici numirea de reprezentanți în cadrul lor: acolo certificatul se obține și se depune de către persoana în cauză. Temeiul este același articol 8 din OG nr. 39/2015, alineatul (2).

Cum cere o firmă certificatul, când chiar trebuie să îl ceară

Persoanele juridice, asocierile și alte entități fără personalitate juridică, precum și persoanele fizice care exercită o profesie liberală sau o activitate economică independentă în formele din OUG nr. 44/2008, sunt obligate să transmită cererile către ANAF prin mijloace electronice, adică prin înrolarea în Spațiul Privat Virtual. Nu este o variantă recomandată, ci o obligație, în vigoare de la 1 martie 2022 potrivit Legii nr. 207/2015, art. 79 alin. (1^1).

Consecința practică este dură și merită citită de două ori: dacă o firmă depune cererea pe hârtie la ghișeu, aceasta „nu va fi luată în considerare”, iar organul fiscal doar o notifică despre obligația de a comunica electronic — alineatul (1^2) al aceluiași articol. Ghișeul rămâne o opțiune pentru persoanele fizice obișnuite, nu pentru firme și PFA-uri.

De ce apare situația firmei în cazierul fiscal al administratorului

Cazierul fiscal nu conține doar amenzi. În el se înscriu și informații din documentele întocmite pentru atragerea răspunderii sau pentru inactivitate fiscală:

• atragerea răspunderii solidare cu debitorul, stabilită prin decizie a organului fiscal rămasă definitivă prin neexercitarea căilor de atac sau prin hotărâre judecătorească definitivă;
• atragerea răspunderii patrimoniale cu debitorul ajuns în stare de insolvență, pronunțată prin hotărâre judecătorească definitivă, pentru creanțele administrate de ANAF;
• inactivitatea fiscală declarată potrivit legii — cu excepția inactivității declarate ca urmare a înscrierii inactivității temporare la registrul comerțului.

Inactivitatea fiscală se înscrie în două locuri deodată: în cazierul firmei și în cazierul reprezentanților legali sau desemnați existenți în perioada în care a intervenit situația. Așa ajunge o problemă a societății în dosarul personal al administratorului. Textul este la OG nr. 39/2015, art. 4 alin. (4)–(6), și este în vigoare din ianuarie 2019, nu din 2025.

Ce se întâmplă când se schimbă administratorul

Schimbarea reprezentantului nu șterge nimic și nu protejează automat persoana care preia. Dacă sunt desemnați reprezentanți noi, iar starea de inactivitate fiscală se menține mai mult de un semestru calendaristic de la data înscrierii noilor reprezentanți în registrul comerțului, inactivitatea se înscrie și în cazierul fiscal al acestora — art. 4 alin. (7). Pentru contribuabilul aflat în procedura simplificată de insolvență există o excepție, la alineatul următor.

Cum se șterg mențiunile din cazierul fiscal

Scoaterea din evidență se face pe termene, diferite după cum fapta a fost penală sau contravențională:

• faptele sancționate ca infracțiuni: 5 ani de la data executării pedepsei, dacă nu s-au mai săvârșit fapte de aceeași natură;
• faptele sancționate penal cu amendă sau avertisment: 5 ani de la data înscrierii informațiilor;
• faptele sancționate contravențional: o lună de la înscriere, cu condiția achitării amenzii. Dacă amenda nu a fost plătită în această lună, scoaterea se face în 3 zile lucrătoare de la plată — sau la împlinirea a 5 ani de la înscriere, dacă nu se plătește deloc;
• amnistia, reabilitarea de drept sau judecătorească, ori dezincriminarea faptei.

Pentru contribuabilul declarat inactiv și apoi reactivat, data scoaterii din evidență este data reactivării sau împlinirea unui termen de 3 luni de la reactivare, după cazul de inactivitate. Prevederile se aplică și reprezentanților legali ori desemnați. Textul literei h) a fost modificat prin Legea nr. 179/2025, publicată în Monitorul Oficial nr. 1025 din 5 noiembrie 2025 și în vigoare din 8 noiembrie 2025, așa cum arată forma consolidată a OG nr. 39/2015, art. 6 alin. (1) lit. h). Este singura modificare adusă acestei ordonanțe în 2025.

Cât costă, cât durează și cât este valabil

Certificatul se emite fără perceperea de taxe, pe hârtie sau în formă electronică, și se eliberează de îndată de organul fiscal competent, indiferent de domiciliul fiscal al contribuabilului. Este valabil 30 de zile de la data emiterii și numai în scopul pentru care a fost eliberat, potrivit art. 9 alin. (5), (7) și (8) din OG nr. 39/2015. Dacă îți trebuie pentru altă procedură, ceri altul; nu se plătește nici al doilea.

Dacă preferi să nu te ocupi tu

Procedura este gratuită și o poți face singur din Spațiul Privat Virtual. Dacă nu ai firma înrolată în SPV și îți trebuie documentul repede, sau dacă vrei să nu urmărești tu termenele, poți folosi serviciul DigiGov pentru cazier fiscal; tariful acoperă intermedierea, nu documentul, care rămâne gratuit la ANAF.